Giới thiệu module quản lý mua hàng trong ERP-PharmaSoft

Quản lý mua hàng là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp dược phẩm. Tuy nhiên, quá trình này có thể đối diện với những thách thức đáng kể. Từ việc đặt hàng phức tạp đến rủi ro và sai sót có thể xảy ra, các doanh nghiệp dược phẩm cần tìm giải pháp hiệu quả để vượt qua những khó khăn này. ERP-PharmaSoft đem đến giải pháp tối ưu cho vấn đề nêu trên. Với module quản lý mua hàng tiên tiến, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình mua hàng. Việc sử dụng module này giúp tự động hóa các bước từ tạo yêu cầu mua hàng, đánh giá nhà cung cấp, đặt hàng, đến nhập kho và thanh toán.

Giới thiệu module quản lý mua hàng trong phần mềm ERP-PharmaSoft

  1. Module quản lý mua hàng là gì?

Module quản lý mua hàng là hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng một cách hiệu quả. Module này cung cấp các chức năng giúp tổ chức, giám sát và điều hành các hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Module quản lý mua hàng thường là một phần của hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc một ứng dụng độc lập được thiết kế đặc biệt cho hoạt động mua hàng và cung ứng.

Module quản lý mua hàng của phần mềm ERP Pharmasoft là giải pháp phần mềm dành riêng cho ngành công nghiệp dược phẩm. Module quản lý mua hàng của phần mềm ERP Pharmasoft được thiết kế với giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Module quản lý mua hàng của phần mềm ERP Pharmasoft được tích hợp với các module khác của phần mềm, như quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý tài chính kế toán, quản lý nhân sự,... để tạo ra một hệ thống quản lý thông tin liên kết và đồng bộ.

  1. Module quản lý mua hàng trong ERP-PharmaSoft có chức năng nào?

Module mua hàng của phần mềm ERP-PharmaSoft có những chức năng chính như sau:

- Quản lý danh mục nhà cung cấp: Cho phép doanh nghiệp lưu trữ và cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, điều khoản thanh toán, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, đánh giá và phản hồi.

- Quản lý yêu cầu mua hàng: Cho phép doanh nghiệp tạo và duyệt các yêu cầu mua hàng từ các bộ phận khác trong tổ chức, dựa trên nhu cầu thực tế và ngân sách. Các yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến module quản lý kho để kiểm tra tồn kho và đặt hàng nếu cần.

- Quản lý đơn đặt hàng: Cho phép doanh nghiệp tạo và gửi các đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp đã được chọn, dựa trên các yêu cầu mua hàng đã được duyệt. Các đơn đặt hàng sẽ được theo dõi trạng thái giao nhận và thanh toán.

- Quản lý hóa đơn: Cho phép doanh nghiệp nhận và kiểm tra các hóa đơn từ các nhà cung cấp, so sánh với các đơn đặt hàng và phiếu giao hàng để xác nhận số lượng, giá cả và chất lượng của hàng hóa và dịch vụ. Các hóa đơn sẽ được chuyển đến module tài chính kế toán để thanh toán và ghi nhận vào sổ sách.

- Quản lý tồn kho: Giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tồn kho một cách chính xác. Nó cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho, tồn kho tối thiểu và tối đa, cũng như cung cấp cảnh báo khi cần đặt hàng mới. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý, tránh thiếu hụt hoặc lãng phí hàng hóa.

- Xử lý thanh toán: Phần mềm cung cấp tính năng xử lý thanh toán cho các đơn hàng mua hàng. Nó giúp theo dõi quy trình thanh toán, lưu trữ thông tin về hóa đơn và tài liệu liên quan, đồng thời tạo ra các báo cáo tài chính liên quan đến quy trình mua hàng.

- Quản lý báo cáo: Cho phép doanh nghiệp tạo và xem các báo cáo về hoạt động mua hàng, bao gồm số lượng, giá trị, thời gian, hiệu quả và chi phí của các giao dịch mua hàng. Các báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp phân tích và đánh giá hiệu suất của module quản lý mua hàng và các nhà cung cấp.

Xem thêm: Thách thức và Giải pháp trong Quản lý Doanh nghiệp Sản xuất và Phân phối

  1. Tại sao module quản lý mua hàng lại quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất?

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc quản lý mua hàng một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp sản xuất có thể duy trì và phát triển. Module quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp:

  • • Tiết kiệm chi phí

Phần mềm cho phép doanh nghiệp so sánh giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng của các nhà cung cấp khác nhau, từ đó chọn ra những nhà cung cấp tốt nhất cho nhu cầu của doanh nghiệp. Module quản lý mua hàng cũng giúp doanh nghiệp kiểm tra và xử lý các sai sót, thừa thiếu hay trùng lặp trong các đơn đặt hàng, hóa đơn và phiếu thanh toán, tránh được những chi phí không cần thiết.

  • • Tăng hiệu suất

Phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình mua hàng, từ việc tạo yêu cầu mua hàng, duyệt đơn đặt hàng, nhận hàng, thanh toán cho đến bảo hành và bảo trì. Module quản lý mua hàng giảm thiểu sự can thiệp của con người, giảm bớt thời gian và công sức cho các nhân viên mua hàng.

  • • Cải thiện chất lượng mua hàng

Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi và uy tín. Module quản lý mua hàng cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng của nguyên vật liệu và vật tư nhập vào, đảm bảo rằng chúng phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn.

  • • Nâng cao khả năng dự báo nhu cầu mua hàng

Phần mềm giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu về nhu cầu mua hàng, xu hướng thị trường, biến động giá cả và nguồn cung. Module quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp dự báo chính xác nhu cầu mua hàng trong tương lai, từ đó có kế hoạch mua hàng hợp lý, tránh được tình trạng thiếu hay dư thừa nguyên vật liệu và vật tư.

Tin liên quan: Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp tăng doanh số và hiệu quả kinh doanh

  1. Quy trình quản lý mua hàng trong ERP PharmaSoft gồm những gì?

Quy trình mua hàng trong ERP PharmaSoft có thể được điều chỉnh tùy theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Dưới đây là những bước chính của quy trình quản lý mua hàng trong ERP PharmaSoft:

Quy trình quản lý mua hàng trong ERP PharmaSoft

  • ✔ Nhận đơn hàng:

Khi có nhu cầu mua hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tạo đơn hàng trong hệ thống ERP PharmaSoft, ghi rõ thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, thời gian giao hàng và các điều khoản khác.

  • ✔ Nhu cầu vật tư từ kế hoạch sản xuất (MRP):

Dựa trên đơn hàng của khách hàng và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, hệ thống ERP PharmaSoft sẽ tính toán nhu cầu vật tư cần mua để đáp ứng sản xuất và kinh doanh. Nhu cầu vật tư được xác định theo kế hoạch sản xuất, dựa trên các thông số như tồn kho hiện tại, tồn kho an toàn, lượng tiêu thụ dự kiến, thời gian dự trữ và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.

  • ✔ Kiểm tra tồn kho (Check warehouse):

Sau khi có nhu cầu vật tư từ MRP, nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra tồn kho trong hệ thống ERP PharmaSoft để xem có đủ vật tư để đáp ứng nhu cầu hay không. Nếu có đủ vật tư trong kho, nhân viên mua hàng sẽ chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không có đủ vật tư trong kho, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành yêu cầu mua hàng.

  • ✔ Yêu cầu mua hàng (Purchase Request):

Ở bước này, nhân viên mua hàng tạo yêu cầu mua hàng trong hệ thống ERP PharmaSoft, ghi rõ thông tin về vật tư cần mua, số lượng, thời gian yêu cầu và người yêu cầu. Yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến người phụ trách duyệt.

  • ✔ Báo giá (Quotation):

Đây là bước nhân viên mua hàng liên hệ với các nhà cung cấp để yêu cầu báo giá về vật tư cần mua. Nhân viên mua hàng sẽ so sánh các báo giá từ các nhà cung cấp để chọn ra nhà cung cấp có giá tốt nhất và phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp. Nhân viên mua hàng sẽ nhập các báo giá vào hệ thống ERP PharmaSoft để lưu trữ và theo dõi.

  • ✔ Phê duyệt (Approve):

Người phụ trách duyệt yêu cầu mua hàng và báo giá từ nhân viên mua hàng. Người phụ trách sẽ xem xét các thông tin về vật tư, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng,... để quyết định có duyệt hay không. Nếu duyệt, yêu cầu mua hàng và báo giá sẽ được chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không duyệt, yêu cầu mua hàng và báo giá sẽ được trả lại cho nhân viên mua hàng để chỉnh sửa hoặc hủy bỏ.

  • ✔ Đơn hàng mua (Purchase Order):

Sau khi được phê duyệt, nhân viên mua hàng tạo đơn hàng mua trong hệ thống ERP PharmaSoft, ghi rõ thông tin về nhà cung cấp, vật tư, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và các điều khoản khác. Đơn hàng mua sẽ được gửi đến nhà cung cấp để xác nhận và thực hiện giao hàng.

  • ✔ Nhập kho (Goods Receipt):

Nhân viên kho nhận hàng từ nhà cung cấp và kiểm tra chất lượng, số lượng và hạn sử dụng của vật tư. Nhân viên kho sẽ nhập thông tin về hàng hóa vào hệ thống ERP PharmaSoft để cập nhật tồn kho và lịch sử nhập kho. Nhân viên kho sẽ gửi phiếu nhập kho cho nhân viên mua hàng để kiểm tra và thanh toán.

  • ✔ Thanh toán (Payment):

Cuối cùng, nhân viên mua hàng kiểm tra phiếu nhập kho từ nhân viên kho và so sánh với đơn hàng mua và báo giá để xác minh tính chính xác của hàng hóa. Nhân viên mua hàng sẽ tạo phiếu thanh toán trong hệ thống ERP PharmaSoft, ghi rõ thông tin về nhà cung cấp, số tiền, hình thức thanh toán và ngày thanh toán. Phiếu thanh toán sẽ được gửi đến kế toán để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

Tin liên quan: Giới thiệu module quản lý nhân sự - tiền lương

Như vậy, EnterSoft đã giới thiệu về module quản lý mua hàng trong phần mềm ERP PharmaSoft và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Module này không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý mua hàng, mà còn là một phần quan trọng trong hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng và cung ứng nguyên liệu, vật tư một cách hiệu quả. Nếu bạn quan tâm đến ERP PharmaSoft, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí.

Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm EnterSoft

Email: info@entersoft.com.vn - kinhdoanh@entersoft.com.vn

Hotline: 0985.200.060

Website: www.entersoft.com.vn


Thông tin liên quan

Phần mềm erp là gì

ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) có khả năng cung cấp một bộ ứng dụng kinh doanh tích hợp.

Phần mềm ERP trong doanh nghiệp ngành dược

Thực chất ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi và dữ liệu cần thiết để vận hành, quản lý một công ty. Phần mềm ERP-PharmaSoft mang lại sự hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp ngành dược phẩm.

Quản lý kênh phân phối bằng phần mềm DMS là gì?

Nếu bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực phân phối hàng hóa, bạn chắc chắn sẽ quan tâm đến phần mềm DMS - một giải pháp công nghệ hiện đại giúp quản lý và điều hành hệ thống kênh phân phối một cách hiệu quả và chuyên nghiệp

Quản lý sản xuất bằng phần mềm ERP

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào phần mềm ERP cho ngành sản xuất, một trong những ngành có nhu cầu cao về việc quản lý và điều hành các quy trình phức tạp và đa dạng.

Giới thiệu module quản lý nhân sự - tiền lương trong phần mềm ERP-PharmaSoft

Module quản lý nhân sự tiền lương là một phần quan trọng trong phần mềm ERP-PharmaSoft, được thiết kế đặc biệt để quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự và tiền lương. Trong bài viết này, chúng ta cùng khám phá về module quản lý nhân sự tiền lương trong phần mềm ERP-PharmaSoft, một giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất.

Quy trình thiết kế website thương mại điện tử

Để thiết kế một website thương mại điện tử hiệu quả, bạn cần phải tuân theo một quy trình cụ thể và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Trong bài viết này, EnterSoft sẽ giới thiệu cho bạn quy trình thiết kế website thương mại điện tử từ A đến Z.

Thách thức và Giải pháp trong Quản lý Doanh nghiệp Sản xuất và Phân phối với EnterERP

EnterERP là một phần mềm quản lý tổng thể đa năng và hiệu quả, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng các thách thức trong quản lý doanh nghiệp sản xuất và phân phối. Phần mềm EnterERP cho phép các doanh nghiệp tự động hóa và kết nối các hoạt động kinh doanh của mình, từ sản xuất, kho vận, bán hàng, kế toán, nhân sự...

Lựa chọn mô hình ERP phù hợp cho doanh nghiệp

Cloud ERP, On-Premises ERP và Hybrid ERP là những hình thức quản lý doanh nghiệp khác nhau, có những ưu và nhược điểm riêng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về các đặc điểm của từng loại ERP và đưa ra những lời khuyên để bạn có thể lựa chọn hình thức phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Thẩm định phần mềm ERP theo tiêu chuẩn EU-GMP trong ngành Dược

Việc thẩm định phần mềm tuân thủ Thực hành Sản xuất tốt theo tiêu chuẩn châu Âu (EU-GMP) không chỉ là yếu tố quan trọng mà còn là một bước không thể thiếu để đảm bảo rằng các doanh nghiệp trong ngành tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn cao nhất về an toàn và chất lượng.

Phần mềm ERP góp phần quản lý và đảm bảo chất lượng như thế nào?

Trong các ngành Dược, mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế,... việc quản lý và đảm bảo chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn. Bộ phận Kiểm soát Chất lượng (QA) không chỉ tuân thủ các quy định mà còn phải quản lý toàn bộ vòng đời sản phẩm từ nguyên liệu thô đến khi xử lý hàng trả lại. Điều này đòi hỏi sự chính xác, nhất quán và minh bạch cao độ. Vậy làm thế nào để bộ phận QA quản lý khối lượng công việc khổng lồ này một cách hiệu quả?