Bước đầu với phần mềm ERP: Chuẩn bị và phân tích cần thiết cho doanh nghiệp

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, tức là kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một hệ thống phần mềm tích hợp nhiều chức năng quản lý như tài chính, kế toán, sản xuất, bán hàng, nhân sự, v.v. Mục tiêu của ERP là giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực có sẵn, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và phân tích cẩn thận các yếu tố liên quan. Trong bài viết này, EnterSoft sẽ giới thiệu cho bạn các bước đầu tiên để bắt đầu với phần mềm ERP.

1. Hiểu đúng bản chất của việc triển khai ERP

Nhiều doanh nghiệp có những hiểu lầm bản chất về việc triển khai ERP, dẫn đến những sai lầm và thất bại.

Hiểu lầm 1: ERP là một giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề

Một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp quyết định triển khai ERP là mong muốn có một giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề từ quản lý sản xuất, bán hàng, kế toán, nhân sự, cho đến quản trị chiến lược. Tuy nhiên, ERP không phải là thần dược có thể giải quyết mọi thứ. ERP chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý, cải thiện hiệu quả và tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Để có được kết quả mong muốn từ việc triển khai ERP, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu, nhu cầu và kỳ vọng, cũng như phải có sự tham gia và cam kết của các nhân viên và lãnh đạo.

Hiểu lầm 2: ERP là một dự án triển khai một lần duy nhất

Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc triển khai ERP chỉ là một dự án một lần duy nhất, chỉ cần hoàn thành các bước thiết kế, cài đặt, đào tạo và chuyển giao, thì có thể sử dụng ERP bình thường và không cần quan tâm gì thêm. Tuy nhiên, đây là một hiểu lầm nguy hiểm, vì ERP là một hệ thống động, liên tục cập nhật và thích ứng với sự thay đổi của doanh nghiệp và thị trường. Do đó, việc triển khai ERP không chỉ dừng lại ở giai đoạn khởi động, mà cần phải duy trì và cải tiến liên tục. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ phận IT chuyên nghiệp để quản lý và vận hành ERP, cũng như phải có sự hợp tác giữa các bộ phận để góp ý kiến và phản hồi về hệ thống.

Hiểu lầm 3: ERP có thể triển khai nhanh chóng và dễ dàng

Một hiểu lầm khác về việc triển khai ERP là cho rằng nó là một quá trình nhanh chóng và dễ dàng, chỉ cần chọn một nhà cung cấp uy tín và theo dõi tiến độ của họ. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy. Việc triển khai ERP là một quá trình kéo dài từ 6 tháng đến 2 năm hoặc hơn, tùy thuộc vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc triển khai ERP cũng gặp nhiều khó khăn và rủi ro, như thiếu hợp tác của nhân viên, thiếu hòa hợp giữa các bộ phận, thay đổi của yêu cầu và mục tiêu, hoặc sự cố kỹ thuật.

Xem thêm: Xây dựng kỹ năng cho nhân viên thích ứng với chuyển đổi số

Do đó, để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch chi tiết và rõ ràng, đội ngũ dự án chuyên nghiệp và năng động,nhà cung cấp có kinh nghiệm và uy tín, cũng như quy trình theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.

2. Tìm hiểu các loại ERP tại thị trường Việt Nam

Thị trường ERP tại Việt Nam rất đa dạng và phong phú, với sự góp mặt của nhiều nhà cung cấp lớn nhỏ, trong nước và quốc tế. Các loại ERP có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, ví dụ như:

1. a. Phân loại theo hình thức cung cấp dịch vụ

• ➣ ERP đóng gói (Off-The-Shelf ERP)

ERP đóng gói là những giải pháp ERP được thiết kế sẵn theo các tiêu chuẩn và ngành nghề phổ biến. Doanh nghiệp chỉ cần mua và cài đặt ERP đóng gói mà không cần thay đổi hay tùy biến gì. Đây là loại ERP có chi phí thấp nhất và thời gian triển khai nhanh nhất.

Tuy nhiên, ERP đóng gói cũng có những hạn chế như: không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình kinh doanh đặc thù hay yêu cầu cao về tính linh hoạt và cá nhân hóa; khả năng mở rộng và nâng cấp hạn chế; khả năng tương thích với các hệ thống khác không cao.

• ➣ ERP tùy chỉnh (Custom ERP)

ERP tùy chỉnh là những giải pháp ERP được thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp ERP phát triển hoặc tùy biến các chức năng, giao diện, báo cáo, v.v. theo quy trình kinh doanh và nhu cầu của mình. Đây là loại ERP có tính linh hoạt và cá nhân hóa cao nhất.

Tuy nhiên, ERP tùy chỉnh cũng có những khó khăn như: chi phí cao hơn và thời gian triển khai lâu hơn so với ERP đóng gói; khả năng bảo trì và hỗ trợ phụ thuộc vào nhà cung cấp; khả năng tích hợp với các hệ thống khác không đảm bảo.

2. b. Phân loại theo mô hình triển khai

• ➣ ERP điện toán đám mây (Cloud ERP)

ERP điện toán đám mây là những giải pháp ERP được lưu trữ và vận hành trên các máy chủ từ xa, do nhà cung cấp quản lý và cập nhật. Doanh nghiệp chỉ cần truy cập và sử dụng ERP qua internet mà không cần phải mua hay cài đặt phần cứng hay phần mềm gì. Đây là loại ERP có chi phí ban đầu thấp nhất và khả năng truy cập từ bất kỳ đâu cao nhất.

Tuy nhiên, ERP điện toán đám mây cũng có những rủi ro như: an ninh và bảo mật dữ liệu không được kiểm soát hoàn toàn bởi doanh nghiệp; khả năng tùy biến và nâng cấp hạn chế; khả năng hoạt động phụ thuộc vào tốc độ và ổn định của internet.

• ➣ ERP triển khai tại chỗ (On-Premises ERP)

ERP triển khai tại chỗ là những giải pháp ERP được lưu trữ và vận hành trên các máy chủ của doanh nghiệp, do doanh nghiệp quản lý và cập nhật. Doanh nghiệp phải tự mua và cài đặt phần cứng và phần mềm để sử dụng ERP. Đây là loại ERP có tính an toàn và bảo mật cao nhất và khả năng tùy biến và nâng cấp cao nhất.

Tuy nhiên, ERP triển khai tại chỗ cũng có những khó khăn như: chi phí ban đầu cao hơn và thời gian triển khai lâu hơn so với ERP điện toán đám mây; khả năng truy cập từ xa hạn chế; khả năng bảo trì và hỗ trợ yêu cầu đội ngũ IT chuyên nghiệp.

• ➣ ERP kết hợp (ERP Hybrid)

ERP kết hợp là giải pháp kết hợp giữa ERP điện toán đám mây và ERP triển khai tại chỗ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các chức năng nào của ERP được lưu trữ trên máy chủ từ xa, và các chức năng nào được lưu trữ trên máy chủ của doanh nghiệp. Đây là loại ERP có tính linh hoạt và thích ứng cao nhất.

Tuy nhiên, ERP kết hợp cũng có những thách thức như: chi phí cao hơn so với các loại ERP khác; khả năng tích hợp và quản lý giữa các chức năng khác nhau không dễ dàng; khả năng bảo trì và hỗ trợ yêu cầu sự phối hợp giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.

3. c. Phân loại theo nguồn gốc:

• ➣ ERP nước ngoài

Là những phần mềm ERP được phát triển bởi các công ty công nghệ thông tin lớn trên thế giới, có uy tín và chất lượng cao, nhưng cũng có chi phí cao và khó thích ứng với thị trường Việt Nam.

• ➣ ERP trong nước

Đây là những phần mềm ERP được phát triển bởi các công ty công nghệ thông tin trong nước, có ưu điểm là hiểu rõ nhu cầu và văn hóa của doanh nghiệp Việt Nam, chi phí thấp hơn và dễ triển khai hơn.

Xem thêm: Lựa chọn mô hình ERP phù hợp cho doanh nghiệp

3. Tìm hiểu các phân hệ chức năng của phần mềm ERP

Phần mềm ERP được cấu thành từ nhiều phân hệ chức năng khác nhau, phục vụ cho các mục tiêu và nhu cầu riêng biệt của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Các phân hệ chức năng của phần mềm ERP có thể được chia thành hai loại chính: các phân hệ lõi và các phân hệ mở rộng.

1. Các phân hệ lõi:

Các phân hệ lõi là những phân hệ cơ bản, thiết yếu cho việc vận hành của doanh nghiệp. Các phân hệ lõi thường bao gồm:

• - Phân hệ quản lý sản xuất: giúp quản lý và điều khiển các quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch đến theo dõi tiến độ.
• - Phân hệ quản lý mua hàng: giúp quản lý các hoạt động liên quan đến việc mua hàng từ các nhà cung cấp như đặt hàng, nhận hàng, thanh toán, đánh giá nhà cung cấp, ...
• - Phân hệ quản lý kho hàng: giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động liên quan đến việc nhập, xuất và tồn kho hàng hóa như kiểm kê, điều chỉnh, chuyển kho, v.v.
• - Phân hệ kiểm soát chất lượng: Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động liên quan đến việc đảm bảo chất lượng của hàng hóa như kiểm tra, phân loại,...
• - Phân hệ quản lý bán hàng: giúp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động bán hàng, từ tiếp thị, báo giá, đơn hàng, đến thanh toán và hậu mãi.
• - Phân hệ quản lý kế toán: giúp quản lý và thống kê các giao dịch tài chính, từ thu chi, công nợ, tồn kho, đến báo cáo thuế và lập báo cáo tài chính.
• - Phân hệ quản lý nhân sự: giúp quản lý và phát triển nguồn nhân lực, từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, đến tính lương và phúc lợi.

2. Các phân hệ mở rộng:

Các phân hệ mở rộng là những phân hệ nâng cao, bổ sung cho các phân hệ lõi để tăng cường hiệu quả và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Các phân hệ mở rộng có thể khác nhau tùy theo từng loại phần mềm ERP và từng ngành kinh doanh. Một số ví dụ về các phân hệ mở rộng là:

• - Phân hệ quản lý kênh phân phối (DMS): giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động liên quan đến kênh phân phối như quản lý đại lý, nhà phân phối, khách hàng, đơn hàng, kho hàng, giao nhận, thanh toán, hoa hồng, khuyến mãi, và báo cáo.
• - Phân hệ quản lý đơn vị vận chuyển: giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động liên quan đến đơn vị vận chuyển như quản lý xe, tài xế, lộ trình, nhiên liệu, chi phí, thu nhập, và báo cáo.
• - Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng (CRM): giúp quản lý và duy trì mối quan hệ với khách hàng, từ thu thập thông tin khách hàng, xây dựng chiến lược tiếp thị, tăng sự gắn kết và trung thành của khách hàng.

4. Để áp dụng phần mềm ERP hiệu quả cần chuẩn bị như thế nào?

Đây là một câu hỏi rất quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần trả lời trước khi quyết định triển khai ERP. Có thể nêu ra một số bước cần thiết như sau:

Xác định rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả

Đây là bước đầu tiên và cơ bản nhất để lựa chọn được loại ERP phù hợp với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phân tích kỹ các yêu cầu về chức năng, tính năng, giao diện, bảo mật, khả năng tích hợp và mở rộng... của ERP, cũng như các yếu tố về ngành hàng, quy mô,... của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét kỹ chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì sau này của ERP.

Lựa chọn loại ERP phù hợp

Sau khi xác định được nhu cầu của mình, doanh nghiệp cần tìm kiếm và so sánh các nhà cung cấp ERP khác nhau trên thị trường. Doanh nghiệp cần chú ý đến các tiêu chí như uy tín, kinh nghiệm, khả năng tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, cam kết bảo hành, bảo trì... của nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các buổi demo, thử nghiệm hoặc tham khảo ý kiến của các khách hàng đã sử dụng ERP của nhà cung cấp đó.

Triển khai dự án

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp ERP, doanh nghiệp cần thiết lập một ban quản lý dự án gồm các thành viên từ hai bên để phối hợp triển khai ERP. Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết về các công việc, thời gian, nguồn lực và ngân sách cho việc triển khai ERP. Các công việc triển khai ERP bao gồm: thiết kế giải pháp, lắp đặt và cấu hình hệ thống, nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu, kiểm tra và tối ưu hóa.

Xem thêm: Hệ thống ERP tùy chỉnh: Yêu cầu đối với doanh nghiệp

Kết luận

Triển khai phần mềm ERP là một quyết định chiến lược của doanh nghiệp để nâng cao năng lực quản lý và đáp ứng nhu cầu của thị trường. Nhưng để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần phải có một hiểu biết sâu sắc về những gì ERP có thể làm được, những loại ERP khác nhau, và những bước chuẩn bị cần thiết trước khi bắt đầu dự án. ERP không phải là một giải pháp đơn giản, mà là một hệ thống toàn diện, liên kết và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm EnterSoft

Email: info@entersoft.com.vn - kinhdoanh@entersoft.com.vn

Hotline: 0985.200.060

Website: www.entersoft.com.vn