Kinh doanh thông minh là gì?

Trong thời đại kinh doanh ngày nay, cụm từ 'Kinh doanh thông minh' không chỉ là một khái niệm, mà là một chiến lược quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đưa bạn khám phá sâu hơn về Kinh doanh thông minh là gì và làm thế nào việc sử dụng dữ liệu và phân tích thông minh trở thành yếu tố quyết định giữa thành công và thất bại trong môi trường đầy cạnh tranh.

Định nghĩa Kinh doanh thông minh

Kinh doanh thông minh (Business Intelligence) là quá trình thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định trong doanh nghiệp. Kinh doanh thông minh hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp trong việc ra quyết định thông qua việc cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời.

Ý tưởng chính của Kinh doanh thông minh là nếu các nhà quản lý có thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ, họ sẽ dễ đưa ra các quyết định không hiệu quả, ví dụ như quyết định mua hàng không đúng thời điểm hoặc đầu tư vào các dự án không sinh lợi. Khái niệm “Garbage In Garbage Out - GIGO” (Dữ liệu sai đưa ra quyết định sai) mô tả rõ điều này: nếu dữ liệu đầu vào là không tốt, kết quả phân tích sẽ không đáng tin cậy. Kinh doanh thông minh cố gắng giải quyết vấn đề này bằng cách phân tích dữ liệu hiện tại và trình bày nó một cách dễ hiểu qua các bảng điều khiển (dashboard) với các số liệu cụ thể.

Để Kinh doanh thông minh hữu ích, cần gì?

Kinh doanh thông minh phải đảm bảo độ chính xác, kịp thời và lượng dữ liệu đầy đủ. Điều này đồng nghĩa với việc phải thu thập đủ thông tin, kiểm tra để đảm bảo dữ liệu không có lỗi và cấu trúc dữ liệu sao cho dễ dàng phân tích. Ví dụ, một nhà máy sản xuất cần ghi nhận chính xác số lượng sản phẩm lỗi mỗi ngày để có thể cải thiện quy trình sản xuất.

Trên thực tế, nhiều công ty có dữ liệu không cấu trúc hoặc ở các định dạng khác nhau, khiến việc thu thập và phân tích gặp khó khăn. Các công ty giải pháp phần mềm đã cung cấp các giải pháp Kinh doanh thông minh để tối ưu hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu này. Những giải pháp này thường là các ứng dụng phần mềm doanh nghiệp, giúp thống nhất và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Ví dụ, một hệ thống Kinh doanh thông minh có thể thu thập dữ liệu từ các cửa hàng bán lẻ khác nhau và phân tích để tìm ra xu hướng mua hàng của khách hàng.

Kinh doanh thông minh hoạt động như thế nào?

Bước 1: Thu thập và chuyển đổi dữ liệu từ nhiều nguồn

Đầu tiên, Kinh doanh thông minh bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), trang web, mạng xã hội và các kênh bán hàng trực tiếp,...

Dữ liệu thu thập từ các nguồn này thường có nhiều định dạng khác nhau. Kinh doanh thông minh sử dụng các công cụ chuyển đổi dữ liệu để hợp nhất và chuẩn hóa thông tin, biến dữ liệu thô thành một dạng có thể sử dụng cho phân tích. Ví dụ, dữ liệu bán hàng từ các cửa hàng vật lý và trực tuyến có thể được hợp nhất để tạo ra một bức tranh tổng thể về doanh thu.

Bước 2: Tích hợp và tổ chức dữ liệu được thu thập

Sau khi dữ liệu được thu thập và chuyển đổi, bước tiếp theo là tích hợp và tổ chức dữ liệu. Dữ liệu từ các nguồn khác nhau được đưa vào một kho dữ liệu (data warehouse) hoặc hệ thống quản lý dữ liệu tập trung. Dữ liệu sau đó được sắp xếp và phân loại theo các tiêu chí như khách hàng, sản phẩm, thời gian, khu vực địa lý, giúp dễ dàng truy xuất và phân tích. Ví dụ, một công ty bán lẻ có thể tổ chức dữ liệu bán hàng theo các quý trong năm để theo dõi và so sánh doanh thu.

Bước 3: Phân tích dữ liệu

Sau khi dữ liệu đã được tích hợp và tổ chức, bước tiếp theo là phân tích dữ liệu để khám phá các xu hướng và thông tin quan trọng. Các công cụ phân tích dữ liệu Kinh doanh thông minh giúp phát hiện các mẫu và xu hướng, từ đó cung cấp thông tin có giá trị. Phân tích dữ liệu được phân thành 4 loại chính:

• • Phân tích mô tả (Descriptive analytics) cung cấp báo cáo và tóm tắt dữ liệu.
• • Phân tích chẩn đoán (Diagnostic analytics) xác định nguyên nhân của các hiện tượng và xu hướng.
• • Phân tích dự đoán (Predictive analytics) sử dụng mô hình thống kê và máy học để dự báo xu hướng tương lai.
• • Phân tích đề xuất (Prescriptive analytics) cung cấp khuyến nghị về hành động tối ưu.

Ví dụ, một nhà bán lẻ có thể phân tích dữ liệu để xác định sản phẩm bán chạy nhất và thời điểm cao điểm, giúp điều chỉnh chiến lược tiếp thị. Một công ty bảo hiểm có thể dự đoán rủi ro của khách hàng để điều chỉnh mức phí bảo hiểm. Quá trình này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.

Bước 4: Sử dụng trực quan hóa dữ liệu để trình bày kết quả

Trực quan hóa dữ liệu là một phần quan trọng trong Kinh doanh thông minh, giúp trình bày kết quả phân tích một cách dễ hiểu và trực quan. Thay vì chỉ dựa vào các bảng số liệu khô khan, Kinh doanh thông minh sử dụng các biểu đồ, đồ thị và bảng điều khiển (dashboard) tương tác để minh họa các kết quả phân tích. Ví dụ, một công ty có thể sử dụng biểu đồ đường để theo dõi doanh thu hàng tháng, hoặc biểu đồ cột để so sánh doanh số bán hàng giữa các sản phẩm. Trực quan hóa dữ liệu giúp các nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt thông tin và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Bước 5: Sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định tối ưu

Điểm mạnh của Kinh doanh thông minh là khả năng cung cấp thông tin chuyên sâu và chi tiết trong thời gian thực, cho phép doanh nghiệp thực hiện hành động ngay lập tức dựa trên những gì họ thấy. Ví dụ, nếu một nhà bán lẻ phát hiện ra rằng một sản phẩm đang bán rất chạy, họ có thể nhanh chóng điều chỉnh kho hàng để đảm bảo không bị thiếu hàng. Một ví dụ khác là trong ngành sản xuất, nếu dữ liệu Kinh doanh thông minh cho thấy một máy móc nào đó có hiệu suất giảm, doanh nghiệp có thể ngay lập tức tiến hành bảo trì để tránh gián đoạn sản xuất.

Tại sao các công ty được hưởng lợi từ việc sử dụng các công cụ kinh doanh thông minh?

• • Tăng hiệu quả hoạt động: Kinh doanh thông minh giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ việc thu thập dữ liệu đến việc phân tích và báo cáo. Các nhà sản xuất hoàn toàn có thể sử dụng Kinh doanh thông minh để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất.

• • Hiểu biết sâu sắc về hành vi và thói quen mua sắm của khách hàng: Kinh doanh thông minh cung cấp cái nhìn chi tiết về hành vi khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và sở thích của họ. Trên thực tế, một nhà bán lẻ trực tuyến có thể sử dụng Kinh doanh thông minh để phân tích các mẫu sản phẩm bán ra và điều chỉnh chiến lược marketing cho phù hợp.

• • Đánh giá hiệu suất chính xác: Các báo cáo Kinh doanh thông minh cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về hiệu suất của các bộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ, một công ty có thể theo dõi hiệu suất chiến dịch tiếp thị để xác định chiến dịch nào đem lại hiệu quả cao nhất.

• • Đối chiếu dữ liệu lịch sử và hiện tại: Kinh doanh thông minh cho phép doanh nghiệp so sánh hiệu suất hiện tại với dữ liệu trước đó để đánh giá tiến trình và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Các doanh nghiệp có thể so sánh lợi nhuận quý này với các quý trước để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

• • Các phân tích có thể được chia sẻ trong thời gian thực giữa các phòng ban: Kinh doanh thông minh cho phép chia sẻ kết quả phân tích một cách nhanh chóng và dễ dàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, tăng cường sự phối hợp và ra quyết định chung. Ví dụ, phòng kinh doanh và phòng tiếp thị có thể chia sẻ thông tin về xu hướng mua hàng để điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Tối ưu hóa mọi mọi khía cạnh của doanh nghiệp bằng Kinh doanh thông minh

• • Bán hàng và marketing: Kinh doanh thông minh cung cấp dữ liệu về lịch sử mua hàng, phản hồi từ khách hàng và các xu hướng thị trường. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình bán hàng và tiếp thị, từ việc định giá sản phẩm đến việc quảng cáo và tiếp thị.

• • Tài chính doanh nghiệp: Hãy tưởng tượng rằng bạn có thể sử dụng máy tính để tự động ghi chép và phân tích mọi chi tiêu từ nguyên liệu đến vận chuyển. Kinh doanh thông minh cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ việc theo dõi chi phí vận hành máy móc đến việc quản lý nguồn lực tài chính. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường lợi nhuận một cách đáng kể.

• • Cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng: Quản lý chuỗi cung ứng là chìa khóa quan trọng để đảm bảo mọi hàng hóa đều được cung cấp đúng lúc và đúng địa điểm. Kinh doanh thông minh giúp tối ưu hóa quá trình này bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, từ việc đặt hàng cho đến vận chuyển.

• • Cải thiện độ chính xác của dữ liệu: Dữ liệu chính xác là yếu tố quyết định cho sự hiệu quả và đáng tin cậy của mọi quyết định. Kinh doanh thông minh giúp tối ưu hóa quá trình thu thập và xử lý dữ liệu, từ việc tự động hóa ghi chép đến việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến. Điều này giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào dữ liệu không chính xác và cung cấp nền tảng đáng tin cậy cho quyết định chiến lược.

• • Ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn: Sử dụng Kinh doanh thông minh giống như có một bảng điều khiển tổng hợp mọi thông tin quan trọng về các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, từ việc lập kế hoạch sản xuất đến việc quản lý nhân sự và các nguồn lực khác.

• • Tăng cường tính minh bạch: Tính minh bạch là một trong những yếu tố quan trọng nhất để tạo ra lòng tin từ phía khách hàng và đối tác. Kinh doanh thông minh cung cấp các công cụ giám sát và báo cáo, từ việc theo dõi hoạt động sản xuất đến việc quản lý quy trình vận hành. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, trong đó mọi hoạt động được công khai và kiểm soát, từ đó tăng cường niềm tin và sự hài lòng từ phía khách hàng và đối tác.

• • Bảo mật và tuân thủ: Việc tuân thủ các quy định bảo mật và minh bạch là vô cùng quan trọng. Kinh doanh thông minh cung cấp các công cụ giám sát và báo cáo để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra tuân thủ các quy định, từ quản lý dữ liệu đến bảo mật hệ thống.

Những thách thức của kinh doanh thông minh

• • Thiếu hụt kỹ năng: Có một thiếu hụt đáng kể trong việc sở hữu kỹ năng xử lý dữ liệu. Điều này có thể gây ra nhiều khó khăn trong việc hiểu và sử dụng thông tin đúng cách. Đối với cá nhân và doanh nghiệp, khả năng phân tích và tận dụng dữ liệu là một yếu tố quyết định trong thành công. Do đó, việc đào tạo và phát triển kỹ năng này trở nên cực kỳ quan trọng để đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng về thông tin và dữ liệu.

• • Chi phí trả trước: Mặc dù việc phát triển một hệ thống Kinh doanh thông minh mạnh mẽ có thể đòi hỏi chi phí tương đối lớn, nhưng lợi ích nhận được trong dài hạn có thể bù đắp cho khoản đầu tư ban đầu. Phân tích thông minh giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường lợi nhuận, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều hơn so với chi phí trả trước.

• • Thay đổi văn hóa tổ chức: Cuối cùng, một thách thức quan trọng không kém là thay đổi văn hóa tổ chức để thích nghi với môi trường kinh doanh thông minh. Điều này bao gồm việc thúc đẩy sự chấp nhận và sử dụng công nghệ mới, thay đổi quy trình làm việc, tạo ra một môi trường làm việc mở, linh hoạt và sẵn sàng chấp nhận sự đổi mới.

>>> Cùng chủ đề: Xây dựng kỹ năng cho nhân viên thích ứng với chuyển đổi số

Các phương pháp hay dành cho Kinh doanh thông minh

Dữ liệu là huyết mạch của những tổ chức thành công. Những người ra quyết định có thể sử dụng những hiểu biết này để cải thiện việc ra quyết định và năng suất trên toàn doanh nghiệp. Các tổ chức được hưởng lợi khi họ có thể đánh giá đầy đủ các hoạt động và quy trình, hiểu khách hàng, đánh giá thị trường và thúc đẩy cải tiến. Họ cần những công cụ phù hợp để tổng hợp thông tin doanh nghiệp từ mọi nơi, phân tích, khám phá thông tin dựa trên dữ liệu và tìm giải pháp. Để cung cấp một hệ thống Kinh doanh thông minh hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu quản lý, các tổ chức nên:

• • Đặt mục tiêu kinh doanh rõ ràng: Xác định thông tin có giá trị và hữu ích nhất giúp tổ chức biết cần thu thập dữ liệu gì và từ đâu. Điều này cũng giúp chọn các tính năng cần thiết để cung cấp thông tin đó.

• • Đào tạo người dùng: Việc thay đổi văn hóa để trở thành một tổ chức dựa trên dữ liệu đạt hiệu quả cao nhất khi tất cả người dùng đều được đào tạo rõ ràng và hấp dẫn về các công cụ mới. Đào tạo qua loa hoặc tự tìm hiểu có thể không khuyến khích sự tham gia của nhóm và tạo ra kết quả không chính xác.

• • Giám sát chất lượng dữ liệu: Cần liên tục giám sát dữ liệu để đảm bảo kết quả nhất quán và đáng tin cậy. Khi điều kiện thị trường thay đổi, có thể cần bổ sung thêm các biện pháp mới hoặc phát triển các định dạng báo cáo khác nhau để tăng thêm sự rõ ràng. Các bộ dữ liệu đầu vào phải hợp lý, không thiên vị và được quản lý theo các tiêu chuẩn quản trị rõ ràng để đảm bảo dữ liệu an toàn, riêng tư, chính xác và có thể sử dụng được.

• • Đảm bảo quyền truy cập dữ liệu cho người ra quyết định: Để ra quyết định chính xác và kịp thời, người ra quyết định cần được truy cập dễ dàng vào dữ liệu quan trọng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập các hệ thống BI thân thiện với người dùng và cung cấp quyền truy cập theo vai trò để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.

Ví dụ về kinh doanh thông minh trong thực tế

Một ví dụ thực tế là một công ty dược phẩm sử dụng hệ thống ERP PharmaSoft để quản lý sản xuất, phân phối và tài chính. Hệ thống này giúp công ty theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm hoàn chỉnh, đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Bằng cách sử dụng các công cụ Kinh doanh thông minh, công ty có thể phân tích dữ liệu từ các quy trình sản xuất, dự báo nhu cầu thị trường, và điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn cải thiện khả năng phục vụ khách hàng và tăng cường vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Kết luận, Kinh doanh thông minh không chỉ là một công cụ công nghệ mà còn là một chiến lược toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, hiểu rõ hơn về khách hàng và thị trường, và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, việc áp dụng Kinh doanh thông minh là một bước đi quan trọng để đạt được sự thành công và phát triển bền vững.

>>> Cùng chủ đề: Lợi ích của quản lý doanh nghiệp bằng dữ liệu

Nếu bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý doanh nghiệp thông minh, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm EnterSoft

Email: info@entersoft.com.vn - kinhdoanh@entersoft.com.vn

Điện thoại: +(84) 28 625.88.511 - Hotline: 0985.200.060

Website: www.entersoft.com.vn